Programele Regionale 2021-2027 finanteaza digitalizarea IMM-urilor prin apeluri dedicate, iar dosarul de finantare cere doua documente tehnice inca de la depunere: auditul tehnic IT initial si studiul de fezabilitate digitala. SecureNET Systems le intocmeste pentru companii care pregatesc astfel de cereri.
Faptele si cifrele din aceasta pagina sunt exemplificate din Ghidul Solicitantului de Finantare pentru Programul Regional Vest 2021-2027, apel IR 1.2 Digitalizarea IMM-urilor, versiunea publicata la 29.04.2025. Fiecare program regional - Vest, Nord-Est, Sud-Muntenia si celelalte - isi publica propriul ghid, cu cerinte care pot diferi. Verificam intotdeauna ghidul apelului in care depuneti, inainte de a incepe lucrul.
1. Cele doua documente cerute la depunere
La depunerea cererii de finantare sunt obligatorii doua documente distincte. Auditul tehnic IT initial determina nivelul de intensitate digitala al solicitantului, adica situatia reala din companie in momentul depunerii. Studiul de fezabilitate digitala, prescurtat SFD, analizeaza si fundamenteaza solutiile de digitalizare propuse prin proiect.
Nu sunt interschimbabile si nu se pot comprima intr-un singur document. Primul descrie punctul de plecare, al doilea justifica traseul si tinta.
Netransmiterea auditului tehnic IT initial la momentul depunerii conduce la respingerea de la finantare a proiectului, fara posibilitate de clarificare. Este una dintre putinele lipsuri din dosar care nu se remediaza printr-o solicitare de clarificari din partea evaluatorului.
In ghidul regiunii Vest, cheltuielile cu SFD sunt eligibile in limita a maximum 3% din valoarea eligibila a proiectului. Aceeasi limita de 3% se aplica separat si cheltuielilor cu auditul tehnic IT.
2. Ce contine auditul tehnic IT initial
Auditul tehnic IT initial stabileste nivelul de intensitate digitala al solicitantului la data depunerii, prin raportare la cele 12 tehnologii care definesc indicatorul Indicele de intensitate digitala DESI 2019.
In practica inseamna inventarierea infrastructurii existente - statii de lucru, servere, conectivitate, aplicatii de business, servicii cloud, prezenta online si canale de vanzare - si documentarea fiecarei tehnologii cu dovezi verificabile, nu cu declaratii. Rezultatul este un numar, iar acel numar devine baza de la care se masoara progresul proiectului.
Pentru ca documentul se depune odata cu cererea de finantare si nu poate fi completat ulterior, lucram pe el inaintea inchiderii dosarului, nu in paralel cu ultimele semnaturi.
3. Ce contine studiul de fezabilitate digitala
Studiul de fezabilitate digitala analizeaza si fundamenteaza solutiile de digitalizare propuse. Pleaca de la nivelul stabilit prin auditul initial si arata, tehnologie cu tehnologie, ce se implementeaza, de ce acea solutie si nu alta, si cum se ajunge la tinta asumata.
Partea grea nu este descrierea solutiilor, ci verificarea capacitatii reale a companiei de a le implementa si de a le folosi dupa implementare. Un ERP cumparat si nefolosit nu ridica intensitatea digitala. O analiza onesta a nevoilor si a capacitatii interne este exact ceea ce separa un studiu utilizabil de o insiruire de specificatii.
Toate elementele cuprinse in audit si in SFD sunt asumate de catre solicitant. Documentul este semnat de consultant, dar raspunderea pentru tintele din el ramane la companie, ceea ce face ca acuratetea sa fie in interesul direct al beneficiarului.
4. Independenta: de ce cine face studiul nu poate fi furnizor
Furnizorul care intocmeste auditul nu poate contribui la punerea in aplicare a solutiilor de digitalizare, prin furnizarea de echipamente, software sau aplicatii IT, in cadrul aceluiasi proiect. Aceeasi interdictie se aplica furnizorului care intocmeste studiul de fezabilitate digitala.
Regula are o logica simpla: cine recomanda solutia nu are voie sa fie cel care o vinde. Altfel studiul devine o oferta comerciala cu antet de document tehnic.
SecureNET Systems nu furnizeaza echipamente sau software in proiectele pentru care intocmeste studiul de fezabilitate digitala sau auditul tehnic IT initial. Principiul se aplica si invers: daca am fost deja furnizor intr-un proiect, nu preluam documentele tehnice pentru acel proiect. Spunem asta din prima discutie, ca sa nu descoperiti un conflict de interese la evaluare.
Auditul si SFD pot fi realizate si de un Hub de Inovare Digitala European (EDIH). In acest caz, cheltuielile respective nu mai sunt eligibile in cadrul apelului - este o optiune valida, dar cu alt impact bugetar.
Cerinta de cod CAEN
Furnizorul trebuie sa aiba autorizat codul CAEN 6202 - Activitati de consultanta in tehnologia informatiei (CAEN Rev.2), respectiv 6220 in CAEN Rev.3. Nu este suficient ca activitatea sa figureze in obiectul de activitate; trebuie sa fie autorizata. SecureNET Systems are 6220 ca activitate principala in registrul comertului sub CAEN Rev.3, deci indeplineste cerinta in ambele nomenclatoare.
5. Nivelul de intensitate digitala si tinta asumata
In apelul IR 1.2 din Programul Regional Vest 2021-2027, proiectul trebuie sa conduca la atingerea unui nivel de intensitate digitala de cel putin 7, prin raportare la cele 12 tehnologii care definesc indicatorul Indicele de intensitate digitala DESI 2019. Pragul este exemplificat din ghidul acelei regiuni si nu este o regula nationala; alte programe regionale pot stabili alt nivel.
Tinta nu este o formalitate de completat in formular. Imposibilitatea atingerii tintelor asumate, cauzata de o analiza deficitara a nevoilor sau a capacitatilor solicitantului de a implementa anumite tehnologii, poate conduce la rezilierea contractului de finantare.
Acesta este argumentul central pentru care merita un studiu serios: un SFD prost facut nu inseamna doar punctaj mai mic la evaluare, inseamna risc contractual asumat pe toata durata implementarii si dupa.
Eligibilitatea solicitantului, in acelasi ghid
Tot din ghidul regiunii Vest, conditiile de eligibilitate a solicitantului in acel apel sunt: activitate pe cel putin 2 ani fiscali integrali anteriori depunerii; activitate nesuspendata temporar in anul curent si in anul fiscal anterior; profit din exploatare in anul fiscal anterior; sa nu fi beneficiat de finantare publica intr-un program dedicat digitalizarii in ultimii 5 ani; sa nu aiba autorizate coduri CAEN din domeniul TIC la data depunerii. Verificam aceste conditii inainte de a incepe lucrul, pentru ca un dosar neeligibil nu are nevoie de documente tehnice.
6. Auditul tehnic IT final, la inchiderea proiectului
Nivelul de intensitate digitala atins prin proiect se confirma printr-un audit tehnic IT final, obligatoriu la finalul implementarii. Ce a fost asumat la depunere se verifica la incheiere, pe aceleasi 12 tehnologii.
Este util de facut distinctia intre momente diferite din ciclul unui proiect finantat. Documentele descrise aici stau la inceput, la depunerea cererii de finantare din apelurile regionale. La celalalt capat al ciclului, si pe alte linii de finantare, se cere audit tehnic IT final si raport tehnic pentru decontare, inclusiv pentru beneficiarii PNRR. Sunt servicii inrudite, dar nu se suprapun: unul fundamenteaza un proiect care abia se depune, celalalt certifica un proiect care se inchide.
7. Cum lucram
Verificarea ghidului si a eligibilitatii
Pornim de la ghidul apelului in care depuneti si de la conditiile de eligibilitate ale companiei. Daca ceva nu se potriveste, va spunem inainte de contract, nu dupa.
Auditul tehnic IT initial
Inventariem infrastructura si aplicatiile existente, colectam dovezile pentru fiecare dintre cele 12 tehnologii si stabilim nivelul de plecare. Lucram remote acolo unde este posibil si on-site unde verificarea cere prezenta fizica.
Studiul de fezabilitate digitala
Construim solutiile propuse pe nevoile reale ale companiei si pe capacitatea ei de a le opera, apoi le fundamentam tehnic si le legam de tinta de intensitate digitala. Solutiile sunt descrise neutru, fara marci impuse, tocmai pentru ca achizitia ramane a beneficiarului.
Predare si sustinere pe durata evaluarii
Predam documentele in forma ceruta de ghid si raspundem la solicitarile de clarificari care privesc partea tehnica, pe durata evaluarii.
Auditul final, la incheiere
La finalul implementarii, nivelul atins se confirma prin auditul tehnic IT final. Il putem prelua daca nu am fost furnizor de echipamente sau software in acel proiect.
8. Intrebari frecvente
Ce se intampla daca nu depun auditul tehnic IT initial odata cu cererea de finantare?
Care este diferenta dintre auditul tehnic IT initial si studiul de fezabilitate digitala?
Cine poate intocmi aceste documente?
Cine face studiul poate sa livreze si echipamentele din proiect?
Ce risc am daca studiul de fezabilitate digitala este superficial?
Ce nivel de intensitate digitala trebuie atins?
Cheltuielile cu aceste documente sunt eligibile?
Ce conditii de eligibilitate are solicitantul in apelul din regiunea Vest?
9. Contact
Discutie preliminara
Pregatiti o cerere de finantare pentru digitalizare?
Spuneti-ne in ce program regional depuneti si care este termenul. Verificam ghidul apelului, conditiile de eligibilitate si va spunem ce putem livra si in cat timp, pentru auditul tehnic IT initial si pentru studiul de fezabilitate digitala.