Un cabinet contabil traieste in cateva fisiere: bazele Firebird ale programului Saga, exporturile din SmartBill, arhiva de documente scanate. Ca sa dormi linistit, iti trebuie trei lucruri: backup automat in fiecare noapte, o copie in afara biroului pe care un ransomware nu o poate sterge si retentie de minimum 5 ani, cat cere Legea contabilitatii dupa modificarea din 2023. Ghidul de mai jos arata cum se face concret, cu costuri reale si cu greselile pe care le intalnim cel mai des in cabinetele pe care le administram.
Unde isi tine Saga baza de date si cum o salvezi corect?
SAGA C, cel mai raspandit program de contabilitate din Romania, foloseste motorul de baze de date Firebird. In modul client-server, fiecare societate are propriul fisier cont_baza.fdb, de regula in C:\SAGA C.3.0\<cod societate>\, iar configurarea sta in config.fdb. Serviciul Windows se numeste FirebirdServerFirebird30_Saga si asculta implicit pe portul 3050. Instalarile vechi, dinainte de trecerea la client-server, tin datele in sute de fisiere DBF in folderul fiecarei societati - acolo se arhiveaza folderul intreg.
Ai doua metode, si e bine sa le folosesti pe amandoua. Prima: salvarea nativa din program, care produce cate o arhiva zip per societate, restaurabila direct din interfata. Atentie la un detaliu care a blocat multi contabili la restaurare: arhiva trebuie sa contina doar fisierul CONT_BAZA.FDB, altfel Saga da eroare - subiectul e documentat pe forumul oficial Saga.
A doua: backup la nivel de fisier, prin script. Opresti serviciul Firebird, arhivezi fisierele .fdb ale tuturor societatilor, repornesti serviciul. Daca arhivezi cu serviciul pornit si baza in uz, risti o copie inconsistenta care pica exact la restaurare, cand nu mai ai ce repara. Pentru backup logic si compactare exista unealta gbak, livrata cu Firebird.
Ce backup faci cand folosesti SmartBill Cloud?
SmartBill ruleaza in cloud, pe infrastructura Amazon, iar furnizorul face backup zilnic la aplicatie. Varianta desktop nu mai e un subiect: SmartBill a sistat complet serviciile pentru Facturare Desktop, inclusiv din cauza e-Factura. Cine inca il ruleaza in 2026 are o problema mai mare decat backupul.
Asta nu inseamna ca nu ai nimic de facut. Backupul furnizorului protejeaza aplicatia, nu relatia ta cu datele. Daca pierzi accesul la cont, inchei colaborarea sau ai nevoie de documente dupa ani de zile, ce ai exportat aia ai. Regula practica: export lunar propriu de facturi si rapoarte, plus descarcarea XML-urilor e-Factura din SPV - acolo raman disponibile doar 60 de zile de la incarcare, dupa care le vezi doar in arhiva ANAF, nu la tine. Exporturile intra apoi in acelasi circuit de backup ca bazele Saga.
Ce faci cu restul programelor de contabilitate?
WinMentor, Ciel, Nexus si celelalte folosesc motoare diferite: unele SQL Server, altele Firebird, altele formate proprii de fisiere. Nu are rost sa ghicesti cai pe disc dupa retete de pe internet. Regula e una singura: afli din documentatia furnizorului sau de la suportul tehnic unde sta baza si ce mecanism nativ de salvare exista, apoi construiesti backupul pe raspunsul primit. Pentru programele pe SQL Server, backupul nativ .bak programat zilnic e punctul de plecare, iar fisierele rezultate se copiaza mai departe, in afara serverului.
De ce nu e suficient backupul facut din aplicatie?
Pentru ca sunt doua niveluri diferite, care se completeaza, nu se inlocuiesc. Backupul nativ, generat de aplicatie sau de motorul bazei de date, garanteaza o copie consistenta tranzactional - la restaurare, baza se deschide si cifrele bat. Backupul la nivel de fisier copiaza tot folderul de date pe alt storage si te salveaza cand aplicatia insasi nu mai exista sau nu mai porneste.
Slabiciunea fiecaruia e acoperita de celalalt. Copia nativa sta de obicei pe acelasi disk cu productia, deci moare odata cu el. Copia de fisiere facuta pe o baza in uz poate fi inconsistenta - de aceea se face cu serviciul oprit sau prin VSS (Volume Shadow Copy), care ingheata un snapshot fara sa opreasca lucrul. Combinatia standard la un cabinet: salvare nativa zilnica pe disk local, plus backup de fisiere cu Veeam sau echivalent, replicat in afara biroului.
Cum arata o automatizare care merge singura?
Pentru un cabinet cu o statie principala sau un server mic, trei task-uri programate acopera tot:
Ora 22:00 - un script care opreste serviciul Firebird, arhiveaza fisierele .fdb ale tuturor societatilor cu data si ora in numele arhivei, reporneste serviciul. Optional, un pas gbak pentru copia logica. Scriptul se scrie si se testeaza pe mediul concret inainte sa ajunga in productie, nu se copiaza orb de pe un forum.
Ora 23:00 - Veeam Agent for Windows, gratuit pentru o statie, face backup de fisiere al folderului de arhive si al folderelor de date catre un NAS local. Suporta nativ retentie GFS, criptare AES-256 si verificare de integritate.
Saptamanal - upload incremental catre object storage cu Object Lock activat. Backblaze B2 costa aproximativ 6 USD pe TB pe luna fara volum minim; Wasabi are pret similar, dar factureaza minimum 1 TB. Pentru volumele unui cabinet, diferenta conteaza.
Peste 10 statii sau cu server dedicat, treci pe Veeam Backup & Replication Community Edition, gratuit pana la 10 workload-uri, cu repository imutabil pe Linux.
Cat timp esti obligat sa pastrezi datele contabile?
Aici circula cea mai persistenta informatie veche din domeniu. De la 1 ianuarie 2023, Legea 36/2023 a modificat articolul 25 din Legea contabilitatii 82/1991: registrele obligatorii si documentele justificative se pastreaza 5 ani, calculati de la 1 iulie a anului urmator incheierii exercitiului financiar, inclusiv statele de salarii. Nu 10 ani, cum inca scrie pe jumatate din internetul romanesc.
Nuanta care conteaza in practica: termenul de 5 ani se aplica documentelor emise incepand cu 1 ianuarie 2023. Ce ai emis inainte ramane pe termenele vechi - 10 ani pentru documente, 50 de ani pentru statele de salarii mai vechi. Un cabinet care functioneaza de ceva vreme va tine, una peste alta, o arhiva mixta pana spre 2032.
De aici, schema de retentie pe care o recomandam: 30 de zile de copii zilnice pe disk local, 3 luni de copii saptamanale pe NAS, 24 de luni de copii lunare pe NAS si copii anuale in object storage pe 10 ani. De ce 10 si nu 5? Pentru ca acopera si arhiva veche, iar diferenta de cost la cativa GB pe an e de ordinul a catorva euro. La un control fiscal, argumentul "am respectat minimul legal" suna mult mai prost decat un restore care merge.
Ce te salveaza la un atac ransomware?
Atacurile pe cabinete contabile urmeaza un tipar plictisitor de previzibil: un email cu o factura falsa sau o notificare ANAF falsa, un click pe statia de la receptie, cateva ore de propagare prin retea si criptare in masa peste noapte, prin share-urile SMB. Daca NAS-ul de backup e accesibil cu drept de scriere de pe statii, atacatorul il cripteaza odata cu productia. S-a intamplat la destui.
Singura aparare care rezista e copia imutabila: o versiune pe care nimeni, nici macar administratorul, nu o poate sterge sau modifica in fereastra de retentie. Tehnic, asta inseamna Object Lock in mod Compliance pe object storage, sau un Hardened Repository Veeam pe Linux. Un stick USB care sta permanent in server nu e backup - e o copie care asteapta sa fie criptata odata cu restul.
Costul suplimentar pentru un cabinet mediu: in jur de 10 EUR pe luna. Cum arata intregul program de aparare, de la firewall la training, am scris separat in ghidul de securitate IT pentru cabinet contabil.
Din experienta noastra: un test de restore care conteaza mai mult decat backupul
La cabinetele pe care le administram, procedura e aceeasi indiferent de dimensiune. Backup nocturn automat pentru toate societatile client, copie pe NAS, copie imutabila in afara biroului. Iar trimestrial, partea pe care aproape nimeni nu o face singur: alegem o societate la intamplare, o restauram pe o statie izolata, o deschidem in Saga si comparam balanta cu productia. Rezultatul se consemneaza intr-un raport scris.
Un restore de societate dureaza de regula sub o ora. Suna banal, dar exact testul asta separa cabinetele care au backup de cele care doar cred ca au. Cele mai urate situatii din practica noastra nu au fost atacurile - au fost arhivele facute constiincios luni de zile, care la primul restore real s-au dovedit corupte sau incomplete. Backupul care nu a fost niciodata restaurat e o promisiune, nu o asigurare.
Cat costa, pe bune?
Circula prin oferte cifre umflate care sperie degeaba. Realitatea pentru un cabinet de 5-10 utilizatori: un NAS Synology cu doua discuri de 4 TB costa in jur de 700-900 EUR cu tot cu discuri. Veeam Agent pe statia principala e gratuit. Object storage pentru arhiva imutabila: 80-120 EUR pe an. Implementarea si testarea initiala, facute de cineva care stie ce face: una-doua zile de lucru.
Total pentru primul an: undeva intre 1.500 si 2.500 EUR, in functie de cat hardware exista deja. Anii urmatori: sub 300 EUR plus mentenanta. Pentru comparatie, o singura saptamana de cabinet blocat in plin sezon de declaratii costa mai mult decat toata schema pe cinci ani. Cabinetele care lucreaza pentru companii aflate sub incidenta NIS2 au un motiv in plus: backupul documentat devine cerinta contractuala, nu doar bun-simt.
Greselile pe care le vedem cel mai des
Backup pe acelasi disk cu productia - un disk defect si ai pierdut tot, original si copie. Stick USB tinut permanent in calculator, criptat de ransomware in aceeasi noapte cu restul. Stick-uri necriptate plecate acasa in geanta, adica un incident GDPR gata ambalat la prima pierdere. Salvarea doar a societatii active din Saga, fara restul societatilor client - la un control, lipseste exact ce trebuie. Retentie de 7 zile, care nu acopera nici cerintele legale, nici un ransomware descoperit tarziu. Si, mai presus de toate, zero teste de restaurare.
Toate se repara cu o reconfigurare de o zi-doua si o procedura care apoi ruleaza singura. Daca administrezi un cabinet si nu esti sigur ca backupul tau rezista la un atac sau la un control, serviciul nostru de IT pentru cabinete de contabilitate incepe exact cu verificarea asta, iar pentru administrare continua exista pachetul de externalizare IT.
Intrebari frecvente
Cat de des trebuie facut backupul intr-un cabinet contabil?
Zilnic, automat, fara interventie umana. In perioadele de varf - inchidere de luna, sezon de bilanturi - merita o a doua rulare la pranz. Pierderea maxima acceptabila e ziua de lucru curenta; orice interval mai mare inseamna reintroducere manuala de documente.
E suficient sa tin datele in Google Drive sau OneDrive?
Nu. Sincronizarea nu e backup: un fisier criptat de ransomware se sincronizeaza si el, in cateva secunde. Versionarea din aceste servicii ajuta la greseli punctuale, dar nu inlocuieste o copie separata, cu retentie controlata si o versiune imutabila.
Cat timp trebuie pastrate documentele contabile?
5 ani de la 1 iulie a anului urmator incheierii exercitiului, conform Legii 36/2023, pentru documentele emise de la 1 ianuarie 2023 incoace. Documentele mai vechi raman pe termenele anterioare: 10 ani, respectiv 50 de ani pentru statele de salarii vechi.
Cine raspunde daca se pierd datele companiilor client?
Cabinetul. Raspunde contractual fata de clienti si legal pentru documentele pe care le tine in evidenta. Faptul ca backupul era in sarcina unui furnizor IT sau a unui program nu muta raspunderea - de aceea procedura de backup si testele de restaurare trebuie documentate in scris.
Folosesc doar SmartBill Cloud. Mai am nevoie de backup?
Da, pentru partea ta: exporturi periodice de facturi si rapoarte, descarcarea XML-urilor e-Factura din SPV inainte sa expire cele 60 de zile si arhivarea lor in acelasi circuit de backup ca restul documentelor cabinetului. Backupul furnizorului protejeaza platforma, nu contul si nici istoricul tau.
Un fisier cont_baza.fdb are de obicei cateva sute de megabytes. In el sta munca ta pe o societate, an dupa an. Copiaza-l in fiecare noapte in doua locuri si asigura-te ca macar unul din ele nu poate fi sters de nimeni. Restul e detaliu de implementare.
